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Como prestar contas dos convênios

COMO PRESTAR CONTAS DOS CONVÊNIOS

Qual a importância de se apresentar a prestação de contas de forma correta e no prazo regular?
A não apresentação da prestação de contas no prazo regulamentar causa sérios transtornos à Administração Pública, resultando, com frequência, em instauração de Tomada de Contas Especial, procedimento custoso que pode trazer consequências negativas para o convenente irregular. As contas irregulares de uma Prefeitura, por exemplo, são enviadas para apreciação do TCE. O município registrado no Sistema de Informações Gerenciais de Convênios e Contratos (SICON) fica impedido de realizar convênios com o Governo do Estado.

As falhas mais comuns encontradas nas prestações de contas são:

• Não apresentação da prestação de contas no prazo regular;
• Não recolhimento, em caso de obras, do FGTS e INSS com a matrícula CEI;
• Alteração do plano de trabalho sem consulta prévia a autarquia;
• Falta de aplicação dos recursos financeiros;
• Descumprimento de cláusulas do convênio;
• Não recolhimento dos saldos à conta do órgão ou entidade repassadora, quando do encerramento do convênio;
• Preenchimento incorreto dos formulários.

A prestação de contas final deverá ser feita e encaminhada à Sudesb impreterivelmente em até 30 dias após o término do prazo do convênio, com os elementos básicos exigidos pela Resolução Regimental nº 144/13, do TCE-BA e o Decreto Estadual nº 9.266/2004 de 14/12/2004.
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A PRESTAÇÃO DE CONTAS

Para a composição da Prestação de Contas deverá ser observada a sequência dos formulários (ver link para download abaixo), com as folhas devidamente numeradas. A Prestação de Contas deverá ser composta em duas vias, sendo uma para apresentação à Sudesb e outra para guardar na unidade executora. A via da Prestação de Contas destinada à Sudesb será entregue no Protocolo da autarquia, através de Ofício (duas vias) elaborado em nome do convenente e assinado pelo responsável pelo convênio. Assim como, todos os documentos complementares solicitados após a análise da prestação de contas deverão ser encaminhados por ofício e entregues no Protocolo da autarquia.

PRESTAÇÃO DE CONTAS PARCIAL

O que é? É documentação apresentada para comprovar a execução de uma parcela recebida (em caso de convênios com três ou mais parcelas) ou sobre a execução dos recursos recebidos ao longo do ano.
Quando deve ser apresentada? Quando a liberação dos recursos ocorrer em três ou mais parcelas, a prestação de contas parcial referente à primeira parcela é condição para a liberação da terceira; a prestação referente à segunda, para a liberação da quarta, e assim sucessivamente.
E a liberação da segunda parcela? Para liberação da segunda parcela, antes mesmo da efetiva prestação de contas parcial, será necessário que o convenente encaminhe a cópia de todo o procedimento licitatório, utilizado para contratação da empresa construtora, no caso de obras, além de Termo de Homologação e sua publicação, Termo de adjudicação e sua publicação (se houver), Contrato com a empresa e sua publicação, Ordem de Serviço ou Cópia da justificativa para a dispensa ou a inexigibilidade da licitação, conforme o caso, com o respectivo embasamento legal, quando o convenente pertencer à Administração Pública; e documentos específicos da empresa mencionados no termo de convênio, como: Matrícula CEI da Obra, ART da empresa construtora, Comprovação da informação à Delegacia Regional do Trabalho (DRT), informando a realização da obras e suas características. A apresentação ocorre da mesma forma que a prestação de contas parcial, através de ofício assinado pelo responsável pelo convênio e entregue no protocolo da Autarquia. Esta documentação somente é apresentada uma única vez, para efeito da liberação da segunda parcela e também está sujeita a análise nos termos legais.

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS:

1) Ofício de encaminhamento da prestação de contas assinado pelo Prefeito, encaminhado ao Diretor Geral da Sudesb (em duas vias);
2) Demonstrativos financeiros e orçamentários originais preenchidos e assinados, modelo Sudesb:

Formulário Relação de Pagamentos (1);

Formulário Relação de Bens adquiridos, produzidos ou construídos com recursos do Estado (2);
Formulário de Demonstrativo da Execução da Receita e da Despesa (3);
Formulário de Execução Físico-Financeira (4);
Formulário de Conciliação Bancária (5);
Formulário de Demonstrativo de Rendimentos (6);
Formulário de Declaração de Guarda de Documentos Contábeis (7);

3) Extrato da conta corrente específica do convênio;
4) Extrato da conta Investimento, se houver aplicação;
5) Cópia do Termo de Convênio, Plano de Trabalho e aditivos (em todas as prestações parciais, inclusive juntamente com o processo licitatório);
6) Cópia das notas fiscais, recibos, faturas, notas fiscais eletrônicas e outros, autenticadas com “CONFERE COM O ORIGINAL”, com identificação do convênio (nome da autarquia e nº do convênio) e atestadas por pessoa responsável pela fiscalização do objeto. Para convenentes que não pertencem a Administração Pública (Federações, Associações etc), as notas fiscais devem ser originais, devidamente atestadas e com identificação do convênio, acompanhadas das cópias dos orçamentos apresentados no momento da elaboração do convênio;
7) Cópia das guias de INSS e FGTS pagas na competência devida do serviço, recolhidas sob o número da matrícula CEI da Obra, em casos de obras.

Para os convenentes que não possui objeto serviço de engenharia, mas que realizou outro serviço e houve contratação de pessoal, também está obrigado a apresentar a guia de INSS com recolhimento dos prestadores de serviços contratados e a cota patronal, assim como a guia de FGTS com recolhimento devido. Todas as cópias devem ser autenticadas com “CONFERE COM ORIGINAL”;
8) Cópia das guias de ISS e IR pagas, se houver, devidamente autenticadas com “CONFERE COM ORIGINAL”;
9) Boletim de Medição da obra, conforme nota fiscal paga;
10) Cópia da Nota de Empenho e Nota de Liquidação referente a nota fiscal paga, devidamente assinadas;
11) Relatório Fotográfico do objeto (evento ou obra);
12) Cópia dos Contratos firmados com terceiros (prestadores de serviço), quando não houver licitação para serviço de engenharia ou quando for contratação de mão de obra para serviços de ensinamento, arbitragem ou outros semelhantes;
13) Relatório técnico das atividades realizadas, quando se tratar de convênio cujo objeto é a realização de evento esportivo ou escolinha.

Todos estes documentos mencionados são detalhados e explicados abaixo.
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PRESTAÇÃO DE CONTAS FINAL

Também pode ser considerada prestação de contas final a prestação da última parcela paga, com todas as informações referentes ao pagamento somente desta última parcela. Não é necessário o envio da prestação com todas as informações das parcelas pagas, uma vez que as mesmas são apresentadas como prestação de contas parcial.
Quando se deve apresentar? Até 30 dias após a vigência do convênio. O beneficiário terá que apresentar os recolhimentos dos saldos, incluídos rendimentos da aplicação no mercado financeiro, à conta da entidade repassadora. Após esse prazo, se não cumprida às exigências e a prestação não for entregue será instaurada a competente Tomada de Contas Especial, ou se existirem evidências de irregularidade na prestação apresentada de que resulte prejuízo ao erário, o convenente terá o seu nome registrado como inadimplente no SICON e todas as documentações apresentadas, até o momento, serão enviadas para apreciação e julgamento do Tribunal de Contas do Estado (TCE).
DOCUMENTOS NECESSÁRIOS - Os mesmos documentos da Prestação de Contas Parcial acrescido de:
1) Termo de aceitação definitiva da obra (8) com timbre do convenente e assinado por responsável pela fiscalização da obra, quando o objeto do convênio for a realização de obras ou serviços de engenharia;
2) Comprovante de devolução do saldo do convênio não utilizado no objeto, incluindo os rendimentos de aplicação financeira auferidos à conta do recurso do convênio.


ORIENTAÇÕES SOBRE A DOCUMENTAÇÃO:

 Cópia do convênio, dos termos aditivos e do plano de trabalho: Deverá ser anexada cópia do Convênio e, se for o caso, dos respectivos Termos Aditivos firmados com a Sudesb, quando houver, e suas respectivas publicações no Diário Oficial do Estado, bem como cópia do Plano de Trabalho, aprovado antes da assinatura do Convênio em todas as prestações de contas, inclusive com a cópia do procedimento licitatório.
 Extrato bancário da conta corrente e da conta aplicação do convênio: Anexar os Extratos Bancários da Conta Corrente e da conta aplicação do Convênio, demonstrando todas as movimentações financeiras referentes ao período compreendido desde a data da entrada dos recursos na conta – Contrapartida- até a data da movimentação final, demonstrando o saldo zerado ou saldo a ser devolvido, quando na prestação final. O Extrato Bancário da Conta Corrente não poderá ser aquele para “simples conferência”, ou seja, deverá ser aquele extrato solicitado, cujos históricos de movimentação sejam definitivos.
Observação: A conta do convênio é específica, desta forma qualquer valor estranho aos valores estabelecidos no termo de convênio, debitados ou creditados na conta durante a execução, deve ser imediatamente justificado pelo convenente por escrito e todas as providências devem ser tomadas para regularização.
 Comprovantes da contrapartida: Quando for previsto no convênio, deverão ser anexados documentos comprobatórios das aplicações efetuadas com recursos próprios da Unidade Executora. Geralmente é solicitado na prestação de contas da 1ª parcela.

 Cópia da ART: Somente para obra. Encaminhar cópia legível da Anotação de Responsabilidade Técnica, devidamente paga e autenticada, com dados característicos da obra em nome da empresa construtora juntamente com o procedimento licitatório.

 Cópia da matrícula CEI: Somente para obra. Encaminhar cópia legível da Matrícula no Cadastro Específico do INSS, com detalhamento do objeto conveniado (TIPO ou CNAE ou FPAS relacionado à obra do convênio) juntamente com o procedimento licitatório.

 Cópia da Comprovação à DRT das exigências contidas na Norma Regulamentar nº 18, Ministério do Trabalho e Emprego, publicada no DOU de 06/07/78: Ofício elaborado pela empresa construtora com informações da obra que irá realizar no Município e encaminhado a Delegacia Regional do Trabalho. O ofício deve conter as seguintes informações: Endereço correto da obra, Endereço correto e qualificação do contratante (CNPJ e CEI da obra), Tipo da obra, Datas previstas do início e conclusão da obra, Número máximo previsto de trabalhadores na obra. Deve ser enviado juntamente com o procedimento licitatório.

 Demonstrativos financeiros e orçamentários:
(1) Relação de pagamentos: Deverão ser especificados todos os tipos de pagamentos (prestação de serviços, aquisição de bens permanentes, de material de consumo), na ordem cronológica em que foram efetuados, demonstrados através das Notas e Cupons Fiscais, Recibos de Prestação de Serviços (pagamentos a trabalhador avulso, sem vínculo empregatício), Folhas de Pagamento (mão-de-obra, contratada pelo regime celetista). Deverão ser relacionados, em folhas distintas, os pagamentos efetuados com recursos transferidos pela SUDESB e aqueles relativos à Contrapartida Municipal, quando for previsto no Convênio, e/ou da Instituição e Entidade Não Governamental. Baixe o formulário aqui com instrução de preenchimento.
(2) Relação de Bens: Deverão ser especificadas, à medida de sua ocorrência, as notas fiscais ou títulos de créditos pagos utilizados para aquisição de bens permanentes ou duráveis, como equipamentos, e para construção de equipamentos de engenharia. Todos os bens permanentes devem ser listados, tanto os adquiridos como os construídos, somente não serão listados os bens para consumo imediato e de curta duração. Este formulário é acumulativo, sendo que na última prestação de contas haverá a relação de todas as notas pagas na execução do convênio. Baixe o formulário aqui com instrução de preenchimento.
(3) Execução da receita e despesa: Deve ser evidenciando os recursos recebidos em transferência, a contrapartida, os rendimentos auferidos da aplicação dos recursos no mercado financeiro, quando for o caso, e os saldos de recursos ainda não aplicados, acrescido da assinatura do contador e do CRC. Deverá demonstrar na coluna RECEBIDO, separadamente, os valores dos recursos transferidos pela SUDESB, os valores da contrapartida, quando for previsto no Termo de Convênio, e os valores da receita originária da aplicação financeira. No campo EXECUTADO, demonstrar separadamente os valores aplicados com recursos transferidos da SUDESB e rendimento da aplicação, os valores aplicados com recursos da Contrapartida, quando for previsto no Termo de Convênio, e os saldos remanescentes na conta do convênio. Baixe o formulário aqui com instrução de preenchimento.
Observação 1: Os valores de contrapartida são gastos totalmente na obra, assim como a sua aplicação é imediata e comprovada logo na prestação de contas da 1ª parcela. Ou seja, não há sobra de recurso de contrapartida.
Observação 2: Quando houver sobra na prestação de contas anterior o formulário da prestação imediatamente posterior deve ser iniciado na coluna RECEBIDO com o campo “Saldo da Parcela Anterior” e o respectivo saldo.
(4) Execução físico-financeira: O formulário será elaborado para demonstrar a meta física relativa à parcela da prestação de contas, ou seja, referente ao valor previsto para gasto e valor efetivamente utilizado, informando os percentuais executados em relação às metas programadas e realizadas no PERÍODO e, até o PERÍODO os percentuais acumulados. Demonstrar os valores referentes aos recursos financeiros realizados no PERÍODO e até o PERÍODO, demonstrando individualmente os valores realizados com recursos da Concedente e do Executor, considerando no TOTAL o valor acumulado ao cumprimento de cada etapa. Baixe o formulário aqui com instrução de preenchimento.
(5) Conciliação bancária: Tem por objetivo demonstrar todos os ajustes efetivados, quando os saldos escriturais ou bancários não estiverem coincidindo, por ocasião da prestação de contas. Utilizar para proceder todos os ajustes efetivados, informando os valores pendentes de lançamentos, ainda não sensibilizados no extrato da conta corrente específica do Convênio, para conciliação dos saldos, por ocasião da prestação de contas. Baixe o formulário aqui com instrução de preenchimento.
(6) Demonstrativo de rendimento: O formulário é elaborado conforme os extratos de investimento ou aplicação financeira, acompanhando as respectivas datas quando ocorrer aplicação e quando ocorrer resgates, finalizando com saldo atual demonstrado no extrato de aplicação. Com base nestas informações será possível realizar a aplicação da formula prevista no formulário e a apuração do rendimento auferido. Quando não houver aplicação, apresentar o formulário, constando a informação “NÃO HOUVE APLICAÇÃO”. Baixe o formulário aqui com instrução de preenchimento.
(7) Declaração de guarda e conservação dos documentos contábeis: Declaração de que os documentos contábeis, referentes ao Convênio assinado com a SUDESB, encontram-se guardados, arquivados em ordem e à disposição da autarquia. A declaração de guarda e conservação dos documentos contábeis deverá ser assinada pelo Titular da Unidade Executora do Convênio em conjunto com o Responsável pela Execução do Convênio e o responsável pela contabilidade (Contador ou Técnico em Contabilidade, com CRC). Baixe aqui a declaração.
(8) Termo de Aceitação Definitiva da Obra: Formulário apresentado apenas na prestação de contas final ou prestação da última parcela. É elaborado em papel timbrado do convenente, atestando o cumprimento efetivo da obra e o recebimento do objeto concluído, tendo a assinatura e carimbo do responsável pela fiscalização da obra.
 Cópia de notas fiscais, faturas ou recibos, também chamados Títulos de Crédito nos formulários: É necessário anexar cópia das notas, faturas ou recibos relativos à aquisição de materiais ou de serviços realizados, emitidos em nome da Unidade Executora do Convênio, autenticados com “Confere com Original”, identificados com o número do Convênio e nome da entidade concedente (Sudesb), com o atesto de recebimento dos materiais, prestação dos serviços constante dos documentos fiscais, devidamente assinado com carimbo identificador do responsável pelo atesto.
Observação: Para entidades não governamentais as notas fiscais ou recibos devem ser originais, devidamente atestadas e com identificação do convênio.

 Cópia das Guias de Impostos pagos: Nos pagamentos efetuados a pessoa jurídica em serviço de engenharia, apresentar também as Guias de recolhimento do INSS e FGTS, referentes ao período de execução do serviço, tendo como identificador o nº da matrícula CEI da obra, aberta para esse fim. Já nos pagamentos efetuados a trabalhadores avulsos sem vínculo empregatício, apresentar recibos com a identificação do RG, CPF e endereço de sua residência, cópia dos contratos formalizados com estes prestadores, e a comprovação do recolhimento do INSS dos prestadores e da cota patronal ao INSS e FGTS. Todas as guias devem ser autenticadas com “Confere com Original” por se tratar de cópia.
Na realização de serviços de engenharia ou prestadores de sérvios, há a ocorrência do imposto de ISS e em alguns caso IR, também deve ser apresentadas as cópias das guias destes impostos (DAM) com comprovante de pagamento, e autenticadas com “Confere com Original”.

 Cópia do processo licitatório ou do ato que declarar dispensa ou inexigibilidade: Apresentada uma única vez, para liberação da segunda parcela. É obrigatória a realização de um processo licitatório, respeitando-se os limites estaduais, para aquisição e contratações relativas à execução do objeto do Convênio, quando houver serviço de engenharia ou aquisição de material. Deverá ser anexada a cópia do edital realizado ou justificativa para sua dispensa ou inexigibilidade.
O Convenente, quando integrar a administração pública, deverá, obrigatoriamente, sujeitar-se às disposições da Lei 9.433/05, especialmente naquilo que se refira à licitação e contrato (submeter-se a um processo licitatório dentro dos limites estaduais). Sendo entidade não governamental, deverá, na execução das despesas com recursos recebidos em transferência, adotar os procedimentos análogos aos estabelecidos pela referida Lei. (cotação de preços dos bens e serviços adquiridos, demonstrando e justificando, expressamente, a opção utilizada, sob pena de responsabilidade pelos atos de gestão antieconômica). Deverá, ainda, encaminhar a cópia de todo o processo licitatório ou do ato que declarar dispensa ou inexigibilidade daquele procedimento, de acordo Lei Federal nº 8.666/93, que institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e a Lei Estadual nº 9.433/05, conforme documentação abaixo:
1) Carta de previsão de recursos orçamentários disponíveis para a obra;
2) Edital de Licitações ou Convite, contendo:
a) Indicação sucinta do objeto e o valor “previsto”;
b) Indicação do local em que poderá ser encontrado o edital original;
c) Prazo mínimo até o recebimento das propostas ou da realização do evento;
d) Minuta do Contrato;
e) Orçamento detalhado em planilha dos custos unitários (valor total previsto para o contrato);
f) Outros anexos, quando for o caso.
3) Comprovante da publicação do edital resumido na imprensa oficial, ou da entrega do convite;
4) Ato de designação da comissão de licitação, do leiloeiro ou oficial, ou do responsável pelo convite;
5) Cópia das propostas dos licitantes e dos documentos que as instruírem;

6) Atas de julgamento, relatórios (mapa comparativo) e deliberações da Comissão Julgadora;

7) Parecer técnico ou jurídico, emitidos sobre a licitação, dispensa ou inexigibilidade;

8) Atos de Homologação do objeto da licitação e sua publicação, contendo o valor e nome da empresa vencedora;
9) Atos de adjudicação do objeto da licitação e sua publicação (se houver), contendo o valor e nome da empresa vencedora;
10) Despacho de anulação ou de revogação da licitação, quando for o caso, fundamentado circunstanciadamente;
11) Termo de contrato ou instrumento equivalente, bem como, os aditamentos contratuais, conforme o caso (ver art. 62, da lei 8.666/93: situações que possibilitam a substituição do contrato por outros instrumentos);
12) Publicação resumida do instrumento do contrato e/ou de seu aditamentos na imprensa oficial;
13) Ordem de Serviço:
14) Cronograma Físico-Financeiro.

 Contrato firmado com terceiros: Quando não houver licitação para contratação de empresa para realização dos serviços de engenharia, as entidades da Administração Pública não poderão utilizar-se de funcionários da própria entidade para realizar os serviços, será necessário realizar contratação de pessoal terceirizado ou prestadores de serviço, assim ocorre com entidades não governamentais que necessite contratar prestadores de serviço para atividades de ensinamento (professores), arbitragem e assemelhados.

 Comprovantes de recolhimento do saldo não aplicado: O recolhimento de recursos, seja referente a saldo de convênio, rendimento de aplicação não utilizado ou a ressarcimento de valores, deverá ser feito mediante depósito no Bradesco S.A. ou Banco do Brasil, através de GUIA Especial De Recolhimento fornecida pela Sudesb ou através de depósito na conta fornecida pela Sudesb, conforme fonte de repasse. A Unidade Executora encaminhará à Sudesb, na data do depósito e quando da Prestação de Contas, os comprovantes de recolhimento do saldo não aplicado.

 Relatório Fotográfico da obra ou evento: Fotos impressas da situação da obra na ocasião de cada prestação de contas e fotos da realização do evento esportivo ou atividades da escolinha.

 Relatório técnico das atividades realizadas, quando evento ou escolinha: Relatório Técnico, evidenciando o cumprimento do objeto do Convênio e a execução física das metas conveniadas, bem como outras informações julgadas relevantes e que venham subsidiar os servidores da Sudesb quando da emissão do parecer técnico da Prestação de Contas.
Para facilitar a conferência, o convenente pode acompanhar todos os itens que compõem o procedimento de prestação de contas, antes de enviar a documentação à Sudesb, evitando assim perda de tempo em correções.

Baixe aqui os checklists do processo licitatório e da prestação de contas.


Baixe aqui o checklist para prestação de contas de convênios

Baixe aqui o checklist para prestação de contas de processo licitatório

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